Kirjoittaja: Väinö Nieminen

Olisiko teidänkin aika parantaa kunnossapidon toimintaedellytyksiä?

Ei sieltä järjestelmästä mitään löydä. Tämä on tuttu lause varmaankin aika monelle tämän sivun lukijalle. Itse olen tähän lauseeseen törmännyt lukemattomia kertoja. Tyypillinen tilanne, jossa tämä tulee ilmi, on seuraavan esimerkin kaltainen: Yrityksen huolto-organisaatiossa on resursseja tarve -1, eli alimitoitettu. Kevättalvella joku on lomalla, toinen kotona, lapsi sairaana ja ainoa joka on töissä, on asentajamme Einari. Kaiken kiireen keskellä Einari tuskailee: Järjestelmästä en löydä varaosaa. Jaskalle en uskalla soittaa. Hän on pilkillä. Jos on niin, että se kuuluisa Luhangan tappaja-ahven on koukussa ja karkaa kun soitan, mieshän ei lepy siitä ikinä. Soittaisinko Kaleville, ehkä ei kuitenkaan. Jos lapsi herää parkumaan puhelimen kilistessä, niin sitten ei olla puheväleissä puoleen vuoteen. Eipä hätää, pohtii Einari ja ripein ottein perustaa järjestelmään uuden nimikkeen, jotta pääsee ongelmistansa yli ja nythän Einarilla on sitten tulevaisuutta silmällä pitäen ihan oma varaosanimike omaan käyttöön. Nyt on Einarikin tyytyväinen, jatkossa tämä osa varmasti löytyy, onhan se ihan itse tehty ja sellaisilla tiedoilla joita varmasti muut eivät ymmärrä.

Näin on jälleen kerran kiireessä kerrytetty kunnossapitojärjestelmään tietoa, josta joku muu pääsee sanomaan: ei täältä mitään järkevää löydy. Muutaman vuoden kuluttua yrityksessä onkin ainakin kolme erillistä nimikekantaa, joka miehellä omansa sekä varastot näille varaosille. Kaikelta mielipahalta säästytään, Jaska saa ahvenensa, Kalevin lapsi saa nukkua rauhassa, ja Einari löytää varaosat, jos malttaisimme pysähtyä ja miettiä, miten ennalta ehkäisemme epämääräisen tiedon tallentamisen kunnossapitojärjestelmään. Tämä vaatii hieman pohdiskelua. Kaupassa käyntikin onnistuu, kun tehdään ostokset ohjeiden mukaisesti, siis vaimon antaman kauppalistan mukaisesti.

Kunnossapitojärjestelmää ja erityisesti varaosanimikkeiden perustamiseen tarvitaan käyttäjien kesken yhteisesti sovittu ohjeistus. Ohjeistuksilla määritellään mihin kenttiin viedään mitäkin tietoa, missä muodossa jne. Samalla ohjeistuksella määritellään myös varaosanimikkeiden tiedon taso sekä mikä on ko. nimikkeiden kuvaustapa kunnossapitojärjestelmässä. Tätäköhän tämä uusi kunnossapitopäällikkö tarkoitti puhuessaan toimintatapojen järkeistämisestä, pohtii Einari? Hetken pohdittuaan Einari tulee johtopäätökseen, että omatkin työt helpottuvat kun ei tarvitse joka kerta tuskailla miten löytää varaosia. Näin ollen yrityksessä on päätetty Einarin esityksestä ottaa ohjeistus käyttöön. Einari valittiin ohjeiden tekijäksi, Jaska ja Kalevi äänestivät. Nyt Einarilla on totinen paikka, valmista pitäisi saada aikaiseksi, mutta mistä aloittaisi. Olisikohan netissä jotain tarinaa aiheesta, aprikoi Einari?

Nyt annamme hetkeksi Einarille työrauhan ja seuraavan blogikirjoituksen yhteydessä saamme tilannekatsauksen: Selviääkö Einari infoähkystä?